L’apposizione della data certa presso un ufficio postale:
uno strumento semplice e giudicato idoneo per rispondere alle prescrizioni del
decreto legislativo 81/08. Le indicazioni per le modalità alternative.
L’articolo 28 del decreto legislativo 81/08 prevede, in
merito alla valutazione dei rischi che questa abbia data certa:
In merito alle modalità per garantire la data certa del
documento, il decreto legislativo 81/08 non si esprime.
Sono quindi utili le indicazioni date dal Garante per la
protezione dei dati personali in un provvedimento del 5 dicembre 2000 in cui
sono elencate alcuni dei possibili strumenti idonei ad assegnare ad un
documento una data certa.
Una opportunità viene offerta degli uffici di Poste italiane:
il ricorso alla cosiddetta “autoprestazione” prevista dall’art. 8 del
decreto legislativo 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro
direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull’involucro che lo
contiene.
È sufficiente
recarsi presso un ufficio postale e richiedere il servizio di “data certa”:
“certificazione dell’esistenza di un documento in una determinata data”,
servizio disciplinato dalla disposizione di servizio n. 93 del 6 settembre
2007.
Questa la procedura:
– apporre l’indicazione, datata e sottoscritta sulla prima
pagina del documento, del numero delle pagine, preceduta dalla dizione
“documento unico”;
– apporre la dicitura, sulla prima pagina del documento: “si
richiede l’apposizione del timbro postale per la data certa”, seguito da data e
firma;
– affrancare con francobolli (applicati sul primo foglio) e
richiedere infine all’ufficio postale l’apposizione del timbro che annulli
l’affrancatura.
In questo modo si ottiene la certezza dell’esistenza “di
quel documento a quella data”.
In pratica è come richiedere una spedizione senza però far
effettivamente viaggiare il documento, che infatti viene immediatamente
restituito al mittente dall’ufficio postale.
Fonte: Puntosicuro
